「会社の新年会の幹事を頼まれた…」
「友達と新年会をやりたい」
という方、新年会の日程をいつにするべきか迷いますよね。
というわけで本記事では、
- 新年会の最適な時期
- 会場への予約の最適な時期
- 案内状を送る時期
をご紹介しています。
新年会の日程をいつにしようか迷っている幹事の方にきっと役立ちますよ。
目次
新年会の最適な時期は？
新年会は新しい年になって「今年もどうぞ宜しくお願いします。」という新年の挨拶と同時に、仕事上では「さあ今年もお仕事していきましょう！」という仕事初めの意味合いも含みます。
年明けから日が経ってしまうと通常の仕事もはじまっており、新年会ムードも下がりますので早めに設定した方が良いですね。
というわけで新年会は１月中に行うのが最適です。
どうしても参加者の都合が合わせづらい場合でも２月上旬までが上限ですね。
遅くとも旧暦の正月である旧正月（2019年は２月５日）までには新年会は開いておきたいですね。
※旧正月は毎年日にちは変わります。
新年会はいつからいつまでにやらなければいけないという決まりはある？
新年会は「いつからいつまでに！」という明確な決まりはありません。
ただ新年の挨拶を行うという意味で、新年の1月から上述で述べたように旧正月の2月上旬までが上限といえそうですね。
会社などフォーマルな場合
会社などフォーマルな新年会の場合で最適なのは
１月４日以降の第１週の金曜日か翌週の金曜日。
理由は3点はあります。
まず、お正月の三が日は家族やプライベートでゆっくりしたいと考えている人も多いはず。
お正月にしかまとまったお休みが取れないお仕事の場合、年末年始にかけて家族旅行に行っている方も多くいらっしゃいますね。
ということで１月の１、２、３日は避けた方が良いですね。
1つ目が、１月の第２月曜日は成人の日である点です。
参加者によっては家族の行事と被ることもあります。
というわけで祝日である成人の日は避けた方が良いでしょう。
3つ目に宴会の席は、お酒を飲んだり帰宅時間が遅くなったりしやすいものです。
お休みの前日でかつ仕事終わりの金曜日が一番参加しやすい日程ということになりますね。
ただしサービス業などで土日が休みのお仕事でない場合、会社のお休みの前日が良いでしょう。
補足として会社などでは「どうしてもこの方の参加は外せない！」という会社の幹部、上司がいると思います。
そういったキーパーソンには事前に都合の良い日を聞いてから日程を設定するのもコツですね。
サークルなどカジュアルな場合
続いてサークルなどカジュアルな新年会の場合に最適な日程は、
１月中の金曜日か土曜日が最適です。
１週目は仕事上の新年会が入ることも多いので２週目以降が良いでしょう。
また身近な友人と行う新年会の場合、親族・家族との新年会も落ち着き家で暇をしている１月３日に新年会を行うのもオススメですね。
ただし三が日で行う場合は居酒屋が休日の可能性もあるので、事前にお店に確認しておきましょう。
少人数で行う内輪の新年会の場合、先に日付を何日か提案し、全員が都合の付きそうな日にちを設定するのも良いですね！
新年会の予約の最適な時期は？
１２月の忘年会シーズンに引き続き、１月も新年会シーズンでお店の予約が取りにくい可能性があります。
というわけで通常の居酒屋の場合は1ヶ月前を目安に予約しておいた方がいいでしょう。
会場を貸し切るなど50人以上の大規模な新年会の場合は、2ヶ月前には予約をしておきたいですね。
また、当日や前日などの直前に人数変更をするとキャンセル料が発生したり、当日連絡ではキャンセルできない場合もあります。
予約をする際にはお店側に人数やメニューの変更はいつまで可能か確認しておくとスムーズですね。
新年会の案内メール・案内状の最適な時期は？
最近では飲み会などの出欠を簡単に集計できるソフトがあり、そういった出欠確認ツールを使用している会社もありますね。
ただ、こうした大きな飲み会の出欠はメールで行っている会社が多いのではないでしょうか。
また新年会に社外からお客様を及びする場合にはメールではなく文書で案内する場合もあります。
予約する日までに全員の出欠が確認できている必要があるので、案内メール・案内状は時間に余裕を持って早めに出すようにしましょう。
予約をスムーズに行うために、案内メール・案内状には回答期限をしっかりと明記しておきたいですね。
新年会の時期が遅れる場合は必ず連絡を！
引用元：https://pixabay.com
いつも行っている新年会の時期が遅れる場合は事前にメールや電話で参加者に連絡をしておきましょう。
参加者達が「あれ？今年は新年会はやらないのかな？」と他の予定を入れてしまうこともあります。
時期が遅れると分かった時点で早めに連絡を入れましょう。
その時には「１月下旬に」「２月上旬に」などおおまかな時期を明記しておいた方が親切ですね。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
まとめると、
【新年会の時期】
1月中がベスト。遅くとも2月上旬まで。
【予約の時期】
通常：
開催日の1ヶ月前までに
50人以上の大人数の予約の場合：
開催日の２ヶ月前までに。
【案内メール・案内状を送る時期】
予約したい日までに出欠確認が全て取れるよう余裕を持って送る
ということになりますね。
本記事が新年会の幹事の皆様のお役に立てば幸いです。
それでは最後まで読んでいただきありがとうございました。
