久し振りに会った友人と飲みに行ったりすると、
「久し振りに、他のみんなにも会いたいな」
という話になったりしませんか？
さらに話が進むと、同窓会をしようということにもなってくると思います。
早速、日程や参加人数などを決めていきたいけど、幹事の経験がなければ、どのようにしてよいか分かりませんよね？
そこで、今回は、
『同窓会の時期や頻度、日程の決め方』
について紹介していきます。
しっかりと準備するためにも、参考にしてみてください。
目次
同窓会の時期はいつがいい？
同窓会をする上で、最初に決めるべきなのは、
『いつ頃行うのか？』
ということです。
普通の人は、仕事や家庭の用事で忙しいことがほとんどなので、時期はちゃんと決めておかなければなりません。
また、どの地域の同窓会なのかについても、少し考慮しておくべきでしょう。
時期は？
まず最初に、
『同窓会の開催時期』
について紹介していきます。
参加人数を、まずは揃えなければならないので、帰省している可能性が高い、
- お盆時期（８月中頃）
- 年末年始（12月の終わり～1月の始め）
このあたりが、開催に適した時期といえるでしょう。
もし地元に残っている人が多いという地域は、特に時期を決める必要はないかもしれません。
ポイントは、
『実家にいる時期を狙う』
ことであり、一同に会している可能性が高い時期に、同窓会を行えばよいですよ。
日程は？
次に日程ですが、やはり仕事のない日を選ぶ必要があります。
具体的には、
- 金曜日・土曜日など、次の日が休みの日
- 祝日を入れた連休期間（3連休など）
- 大型連休時期
以上の時期が、基本的に適している時期といえるでしょう。
次の日が平日だと、仕事の関係上、参加率が下がる傾向があります。
なので、出来るだけ余裕ができる日程を選んであげることで、他の人も参加しやすいでしょう。
1つ注意してほしいのは、
『大型連休時期は、家の行事が入っている場合もある』
ということです。
家族旅行や親族の集まりなど、何かと集まりごとが重なる時期なので、事前に確認だけは取っておきましょう。
時間帯は？
開始時期や日程を確認したところで、次は時間帯です。
いくら日程調整ができても、
『何時から開始するか』
これにより、開催場所なども決まってきます。
自分たち以外にも、同窓会を開催しようとしている人は多くいるでしょう。
その人たちと予定が被れば、場所の確保ができないこともあるのです。
また、開始する時間帯によっては、参加できないという人も出てくるかもしれません。
そのような事態にならないためにも、何時に開始するかは重要になってきます。
基本的に、同窓会を開始する時間帯は、
- 午前中の早い時間から開始する。
- 仕事終わりの18～19時以降
この2つに分けられるでしょう。
1日中、確実に休みの日であれば、午前中の早い時期から始めるのも1つの手です。
ですが、休日でも仕事が入っている人もいるので、大体は仕事終わりの18～19時以降を狙う人が多いですね。
これは、集まる人の状況をよく見てから考えなければならないので、
『事前に、希望する開催時間帯をSNSなどで聞いておく』
ということをすれば、それぞれの都合に合った時間に開催できるようになるでしょう。
ただ、大規模な同窓会になると、時間帯の希望を全ての人に聞くことはできません。
こんなときは、
『参加する人の年齢層で決める』
これを実践してみましょう。
具体的には、
- 20～40代は、まだまだ仕事をたくさんしている時期なので、仕事終わりの18～19時を狙う。
- 40～60代は、そろそろ仕事も落ち着いている人が多くなるので、週末の土日祝日を狙う。
などがあります。
この他にも様々な都合があるので、それに合わせて決めなければなりませんが、1つの目安として参考にしてみてください。
小中高で違いはある？
小中高で、それぞれ同窓会がある人もいるでしょうが、開催する時期などは今まで紹介したものと変わりません。
集まりの良し悪しはありますが、基本的にどの同窓会も、開催される時期は限られてくるのです。
強いて言うなら、
『高校の同窓会は、場合によっては集まれないことがある』
ということです。
遠くから高校に入学してきた人は、地元からの距離が遠すぎて集まれないこともあります。
地元の高校なら良いですが、この場合は、連休でもなかなか出てこれないということにもなりかねません。
なので、事前に参加できるかどうかを確認し、無理のない時間で開催するようにしましょう。
同窓会を開催する上で、
『集まる時期、場所、時間帯に無理がないかどうか』
これが重要になってきます。
これを考えれば、自然と同窓会は上手く行うことができるでしょう。
また、幹事をするのであれば、
『手伝ってくれる人を、なるべく作っておく』
これも重要です。
何もかも1人でやろうとしても、必ずどこかで抜けが出てきます。
これを防ぐには、複数で同窓会を開催し、役割分担をしておくことです。
これにより、どんな同窓会でもスムーズに行うことが出来るでしょう。
同窓会の頻度はどれくらいがいい？
同窓会の頻度はどれくらいが良いのか、これが分からないという人も多いのではないでしょうか？
『年に1回、それとも2回くらいあった方がいいのか？』
人によって、それぞれ考えることは違うと思います。
小中高で違いはある？
同窓会はやはり、小中高それぞれの時代で集まることが多いと思います。
ですが、小中高でそれぞれ、
『どれだけ連絡を取れる人が残っているのか』
によって、同窓会の頻度は変わってきます。
連絡可能な人数と発起人が重要
小学校でも中学校でも高校でも、
- 今現在、どれだけ連絡を取れる人がいるのか。
- 同窓会をやろうという発起人が、いるのかどうか。
これが、同窓会の開催頻度に大きく影響しています。
いくら連絡が取れても、やろうという人がいなければ同窓会は開催されません。
また、やりたいと思っても、連絡先が分からなければ、同窓会は開催できないのです。
よく聞く話で、
『同窓会は、毎年必ず2回はやっている』
という話と、
『卒業してから今まで、1度も同窓会なんてやったことがない』
という話、両方を聞きます。
この違いは、先程紹介したとおり、
『連絡が取れる人がいて、発起人もいるかどうか』
これが、いるかどうかの違いなのです。
頻度を考える必要はあまりない
同窓会の頻度は、連絡が取れる人数と発起人で決まると紹介しました。
なので、同窓会の適切な開催頻度はなく、簡単に言うと、
『連絡が取れて、やりたいと思えばやればよい』
ということになります。
すぐ集まれるのならば、年に何度やってもよし。
集まらないのであれば、特にやらなくてもよし。
状況に合わせて、同窓会の開催頻度を考えてみてください。
同窓会はいつから準備する？準備する手順は？
同窓会はいつから準備するのがよいか、手順はどのようにすればよいのか。
初めて幹事をする人は、迷ってしまうところでしょう。
なので、
『いつから準備するか、その手順はどのようにするか？』
これについても、紹介しておきます。
準備開始時期
実際に同窓会を開催する場合、大規模になる場合は、
『最低でも3ヶ月前には準備を開始する』
これが重要になるでしょう。
これが小規模の同窓会ならば、1ヵ月前くらいで大丈夫なのですが、大規模になるとそうもいきません。
やることが多く、他の同窓会と被らないようにもしなければならないのです。
なので、これくらいから準備を始めるようにしましょう。
準備する手順
準備する手順としては、
- 会場を決める
- 会費を決める
- 開催時期をSNSなどで送る
- 案内状を送る
- 最終的な参加人数を確定する
- 最終打ち合わせ
というふうになります。
会場は必ず最初に決めておく
最初に絶対やっておくことは、『会場を決める』ことです。
大規模な同窓会を開催しようとすれば、それなりの会場が必要になります。
なので、他の利用客に取られる前に、予約を入れておかなければなりません。
良い会場を取られてしまうと、それだけ負担が増えてしまい、面倒なことになってしまいます。
なので、確実に会場だけは押さえておきましょう。
会費はあまり高くならないように
大規模な同窓会になると、それなりに会費も高くなってきます。
ですが、あまりにも高いと反感を買う可能性もあるので、おおよそ、
『5,000円～10,000円』
これくらいの会費に抑えておきましょう。
SNSなどで事前告知をしてから、案内状を送る
いきなり案内状を送ってしまう人もいますが、最初はSNSなどで事前告知してください。
これにより、案内状を誰に送るかをある程度絞ることができます。
会費の節約にもなるので、この順序は守るようにしましょう。
案内状は2か月前には送るようにしておけば、集計するのが楽ですよ。
出欠締切日を決める
出欠締切日は、余裕をもって決めておきましょう。
遅くても3週間前には、締め切った方がよいです。
あまりギリギリにすると、
『キャンセルが出来なくなる』
ということになりかねないので、期限はしっかり決めておいて損はないですよ。
当日のスケジュールを再度確認する
同窓会でただ飲むだけなら、特に気にする必要もないですが、ある程度余興は行われるのが一般的です。
なので、
- 当日は何をするのか
- どのタイミングでするのか
これを確認しておきましょう。
1人では回らないかもしれないので、何人か手伝いをお願いしておけば、さらにスムーズに進行できますよ。
二次会の準備
これは先程の手順には書いていませんが、
『二次会の会場も準備しておく』
これも考慮しておきましょう。
各自解散になるのであれば、それでもよいですが、そのまま二次会に移行するなら場所を予め調べておきましょう。
大勢入れる場所を予め調べておけば、二次会もスムーズに行うことができますよ。
まとめ
いかがでしたか？
今回のまとめとしては、
『同窓会の時期は休みが合いやすい連休、頻度は自由、日程は余裕をもって決める』
ということがいえるでしょう。
同窓会で集まるには、それぞれの生活場所などを考慮して、時期を正しく決めなければなりません。
また、頻度にこだわる必要もなく、連絡が取れて、誰かがやりたいと思えばやればよいのです。
ただし、やるからにはしっかりと余裕を持って準備しておかなければ、せっかく集まった人の反感を買う羽目になります。
計画的に、ですがあくまで楽しみながら、同窓会を行ってみてくださいね。
それでは最後まで読んでいただきありがとうございました。
